Excel vagy eszközbérlés szoftver: mikor érdemes váltani?
Az Excel jó induló eszköz, és sok vállalkozásnál hosszú ideig megfelelő. A váltás nem egy meghatározott eszközszámnál válik szükségessé, hanem akkor, amikor a táblázat már nem tudja megbízhatóan követni a párhuzamos műveleteket.
7 perc olvasás
Amire az Excel valóban jó
Egy kis, ritkán változó eszközállománynál a táblázat gyorsan elkészíthető, rugalmas és szinte mindenki ismeri. Jó lehet alapadatok, beszerzési árak vagy egyszerű eszközlista tárolására.
A probléma nem az Excel minősége, hanem az, hogy egy táblázat nem kényszeríti ki a bérlési állapotátmeneteket. Ugyanaz a sor egyszerre több embernél is nyitva lehet, és nincs természetes határ a foglalás, kiadás, visszavétel és karbantartás között.
Öt jel, hogy a táblázat már kevés
A váltás akkor indokolt, amikor az adminisztráció hibái már ügyfélélményt, bevételt vagy eszközállapotot veszélyeztetnek.
- a kollégák rendszeresen egymást kérdezik, melyik eszköz szabad
- ugyanazt a darabot két helyre ígérik
- a visszahozási időpont üzenetekben marad
- a kaució és tartozás külön listán fut
- a sérült eszköz tévesen ismét kiadhatóvá válik
Mi változik egy bérléskezelő rendszerben?
A külön rendszer összekapcsolja az eszközt, az ügyfelet és az aktív bérlést. Egy kiadás megváltoztatja az eszköz státuszát, a visszavétel pedig csak állapotellenőrzés után teszi újra szabaddá.
A határidők, pénzügyi állapotok és munkatársi műveletek nem külön oszlopokként élnek, hanem ugyanannak a folyamatnak a részei. Ez adja a fő különbséget egy jó táblázathoz képest.
Hogyan válts kockázat nélkül?
Ne az összes régi adat egyszeri átemelésével kezdj. Válassz egy kategóriát vagy telephelyet, rendezd az azonosítókat, és fuss végig néhány valós próbakiadáson. Közben derüljön ki, mely mezőkre, státuszokra és jogosultságokra van ténylegesen szükség.
A táblázatot az átmenet alatt tartsd meg olvasható archívumként, de jelölj ki egy napot, amelytől az új kiadásokat már kizárólag az új rendszerben rögzítitek.
Próbáld ki valós eszközökkel
A 30 napos próba alatt bankkártya és automatikus terhelés nélkül végigfuttathatsz egy saját kiadási és visszavételi folyamatot.
30 napos próba indítása